Pieniądze otrzymane z góry są częstym zjawiskiem w wielu firmach, zwłaszcza tych, które dostarczają niestandardowe produkty lub usługi, wymagają depozytów zabezpieczających lub oferują plany abonamentowe. Kiedy firma otrzymuje gotówkę od klienta przed dostarczeniem towarów lub usług, ma obowiązek realizacji zamówienia w przyszłości. Zatem gotówka otrzymana z góry nie jest jeszcze przychodem, ale zobowiązaniem, które należy ująć w księgach rachunkowych.
Jak księgować otrzymaną zaliczkę?
Według HighRadius, w przypadku otrzymania zaliczek w ciągu roku są one rejestrowane jako zobowiązania krótkoterminowe. Aby zaksięgować zaliczkę, konieczne jest obciążenie rachunku pieniężnego i uznanie rachunku depozytowego klienta tą samą kwotą.
Załóżmy na przykład, że firma otrzymuje od klienta zamówienie na wytworzenie produktu i wymaga 15 000 $ zaliczki od klienta. Wpis do dziennika rejestrujący tę transakcję będzie wyglądał następująco:
| Konto | debet | Kredyt |
| — | — | — |
| Gotówka | 15 000 $ | |
| Zaliczki dla klientów | | 15 000 USD |
Ten wpis pokazuje, że firma otrzymała gotówkę od klienta, ale ma również obowiązek dostarczenia produktu w przyszłości. Rachunek zaliczek klienta jest pokazany po stronie pasywów bilansu, ponieważ powiązane przychody są nadal niezrealizowane.
Jak rozpoznać przychód z gotówki otrzymanej z góry?
Zgodnie z rozliczeniem memoriałowym rachunkowości, przychód jest ujmowany w momencie jego uzyskania, a nie w momencie otrzymania. W związku z tym, gdy firma dostarcza towary lub usługi klientowi, może rozpoznać przychód ze sprzedaży i zmniejszyć zobowiązanie z tytułu zaliczek klienta.
Wpis do dziennika dotyczący ujmowania przychodów z gotówki otrzymanej z góry będzie w następujący sposób:
| Konto | debet | Kredyt |
| — | — | — |
| Zaliczki dla klientów | 15 000 $ | |
| Dochody | | 15 000 USD |
Ten wpis pokazuje, że firma wypełniła swoje zobowiązanie wobec klienta i uzyskała przychód ze sprzedaży. Konto zaliczek klienta pomniejsza się o kwotę rozpoznanego przychodu, a rachunek przychodów powiększa się o tę samą kwotę. Rachunek przychodów jest wykazywany w rachunku zysków i strat jako część przychodów firmy.
Jak rozliczyć częściowe wykonanie pracy związanej z gotówką otrzymaną z góry?
Czasami firma może nie być w stanie zrealizować od razu całego zamówienia, ale może wykonać część pracy związanej z gotówką otrzymaną z góry w danym okresie. W takich przypadkach firma może rozpoznać przychód proporcjonalnie do zakresu wykonanej pracy i odpowiednio zmniejszyć zobowiązanie.
Załóżmy na przykład, że w poprzednim scenariuszu firma wykonuje jedną trzecią pracy związanej z kwotą 15 000 USD środki pieniężne otrzymane z góry w danym okresie. Wpis do dziennika dotyczący tego częściowego wykonania będzie wyglądał następująco:
| Konto | debet | Kredyt |
| — | — | — |
| Zaliczki dla klientów | 5000 $ | |
| Dochody | | 5 000 USD |
Ten wpis pokazuje, że firma wykonała jedną trzecią pracy związanej z gotówką w wysokości 15 000 USD otrzymaną z góry i odpowiednio rozpoznała jedną trzecią przychodów. Konto zaliczek klienta jest zmniejszane o 5000 USD, a konto przychodów zwiększa się o 5000 USD. Pozostałe zobowiązanie w wysokości 10 000 USD zostanie rozpoznane jako przychód, gdy reszta pracy zostanie zakończona i dostarczona klientowi.
Wnioski
Otrzymana z góry gotówka to powszechna transakcja księgowa, która wymaga staranne rejestrowanie i ujmowanie przychodów. Gdy firma otrzymuje gotówkę od klienta przed dostarczeniem towarów lub usług, musi zarejestrować ją jako zobowiązanie, a nie jako przychód. Gdy firma dostarcza towary lub usługi lub wykonuje część pracy związanej z gotówką otrzymaną z góry, może proporcjonalnie ujmować przychód i odpowiednio zmniejszać zobowiązanie. W ten sposób firma może zapewnić, że jej zapisy księgowe odzwierciedlają jej prawdziwą sytuację finansową i wyniki.
